机械网--ERP系统运行之前的数据准备

1、数据的分类 根据数据的作用与处理状态不同，我们把ERP系统中数据分为初始静态数据和业务输入数据、业务输出数据。 1、初始静态数据。1般包括企业有关架构数据、代码、物品工艺线路、初始库存数据、工作中心数据等。并根据企业所处客观环境的变化，对数据进行定期与不定期的保护，故静态数据是相对的。 2、业务输入数据。包括材料出入库数据，物品入、出库数据和销售订单数等平常业务处理数据。这些数据是企业平常生产活动中常常变动的数据，需要随时保护。 3、业务输出数据。包括物品库存数据、可用库存量与物品的计划需求量和物品有关本钱、预算对比分析等。是对有关业务数据处理、查询、汇总和分析结果的输出。 2、数据的准备 企业从各主要业务数据中抽取1些典型数据，作为以后ERP试运行和系统测试的基础数据，各部门应认真准备与本身业务有关的数据，填写数据搜集表. 3、数据准备的要求 在ERP系统运行前的数据输入与正式运行时相比有许多不同的地方。在系统正式运行时，数据输入主要是由企业的各部门人员人工输入。输入的数据以交易数据为主，主数据为辅，1般只需每天将当天的数据全部输入系统结清即可。而在系统运行前的数据输入却需要IT人员的大量直接参与，由于输入的数据不但包括交易数据(主要是未结的订单等)，而且还包括大量的主数据(例如原材料、企业组织结构数据、财务数据等等)。 但是，此时数据输入量非常大，而且所有数据必须在很短的时间内输入系统。因此，我们应当注意以下几点要求: 1.做好数据输入人员的公道分工 由于系统初始化的数据量和种类非常大，如果让1个人或几个人来完成可能会造成数据输入的混乱，为此我们必须在数据输入前做好严格的、公道的人员分工，保证数据输入工作更加有条不紊。比如依照财会、材料、固定资产、生产、库存、订单、供应商、销售、客户等来公道的分组与组内分工。 2.保证数据正确性 数据正确性包括两方面的含义。首先拆迁时抢装抢建违法吗，搜集到的数据本身必须是正确的(即数据来源是正确的),否则会造成“垃圾进、垃圾出”的数据处理有效率无效果现象;数据本身的正确性更多的依赖于企业各部门数据搜集人员,他们应当保证上交数据是正确的,没有遗漏、重复,也没有过时、失实的数据商店拆迁怎么赔偿。其次在把搜集到的数据输入系统的进程中，不能引入任何附加的毛病。基础数据输入的准确与否是决定系统实行成败的关键。有了正确的数据，我们应当保证在数据输入的进程中不能引入任何附加的毛病。为避免任何输入的附加毛病，应采取以下重要步骤: (1)定义关键的数据元素，如物料代码、工艺线路、物料清单、工作中心、订货策略、项目类型和消耗率等。 (2)在数据输入系统前，将系统的信息需求与信息使用者的需求进行核对，使每个人提早知道什么信息时可用的、报告是什么样子. (3)定义系统的全部信息和信息来源，辨认关键信息与非关键信息。比如表1客户的信息有很多不同的数据项，可以把其中的几项先载入系统，而其他的数据项可以以后再载入或可以先不用。所以要肯定哪些数据项要求必须载入，哪些是可以以后要载入的，哪些可能永久不用的，还要指定负责肯定所用数据项的数据库表、部门和人。 (4)对常常变化的数据，必须在系统内实时反应其变化情况。要定期检查，如果有必要的话，修改这些数据。 (5)建立1个相对公道的数据输入的逻辑顺序，避免正确的原始数据由于数据的逻辑输入不正确造成严重的数据附加毛病。 3.保证数据输入的格式 在数据输入前，我们根据公司的实际情况已设置了相当公道的代码体系和数据格式，为此我们在数据输入时应严格依照数据的格式进行，这样可以产生好处： (1)可以保证数据的完全1致。 这样每个准备客户信息的人，都知道客户资料应当包括:客户名称、编号、纳税登记号、地址、联系人、电话和信誉额度等数据项，这样可以保证数据的完全与1致性，同时也提高了数据输入的效率与效果。 (2)便于核对数据。对在Excel中输入好数据核对无误后，就可以够把数据直接输入到ERP系统中，并把输入到ERP系统的数据生成报表转换成EXCEL格式数据，再利用1定的函数去和Excel中的数据进行自动核对，检验在输入进程中是否是出错。这样核对起来非常容易，效率也很高并且不会出现毛病（除非核对公式用错）。(3)选择合适的数据格式转换程序。对大型企业基础数据量很大，这时候候如果仍沿用上述方法工作量就会非常大，这时候候就需要利用专门的数据转换程序，把按1定格式的准备数据（比如EXCEL）转换成ERP系统的数据库格式。这样既可以保证数据录入的效率又可以保证数据格式的正确性。 4.保证数据关系安全性 ERP系统数据间关系非常复杂，除由关系型数据库系统逼迫实现的各种数据库级的关系外，还有许多由系统的利用程序来保证的利用程序逻辑(例如1种原材料必须具有1个预先指定的存储该类材料的仓库;1个人员必须具有1个预先定义的该人员所属的部门类)。不管采取何种办法，任何输入系统的数据必须同时满足这两种限制条件，否则可能对系统产生不可预见的后果。 5.做好数据格式设计与数据输入的人员沟通与部门调和。 高效率的ERP系统所需的数据来源于企业生产第1线，因此数据的搜集在很大程度上依赖于企业的第1线人员暴力强拆的赔偿责任与标准。因此应当在与1线人员充分交换与沟通的基础上设计出他们能够理解和操作的公道数据格式和数据表，供他们搜集整理数据之用。同时ERP系统又跨若干个部门，系统所需要的数据来源于各个部门，同时这些数据之间具有1个的逻辑关系。为了做好数据的搜集与输入工作，保证数据输入的高效率，必须做好各部门人员的沟通与调和工作，并利用各种鼓励措施提高相干人员的积极性，以实现数据输入的1致性和完全性。 综上所述，ERP系统试运行前的数据准备是1个相当繁琐的工作，是1个系统工程，它直接决定着企业实行ERP系统的成败。为此实行ERP系统的企业1把手和信息化负责人1定要做好有关数据准备的管理工作，同时有关参与人员也应当作好密切的配合工作，终究保证企业ERP系统的成功实行，并企业带来竞争力和经济效益。 (end)资讯分类行业动态帮助文档展会专题报道5金人物商家文章